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文件柜快速找资料小妙招

[ 时间:2018-02-07 13:40 ]
信息详情
       文件柜对于办公者并不陌生 ,在办公室中我们经常会用到,但是如何合理的用好文件柜却不是每个人都知道的事情,今天凯宾耐特小编就来给大家说说如何利用文件柜快速找资料。
  一、文件分类标记
  大多办公常用的钢制文件柜都是有玻璃门窗的,也是为了方便办公者存取资料。要学会利用好这扇玻璃门,文件存放的时候可以装在不同的文件夹里按不同类别用书签做好标记。这样在存取的时候一目了然非常方便。
  文件夹及文件盒的装订应遵循:原件在前,复件在后;正文在前,复件在后,定稿在前,历次修改稿在后。对于存取都将非常便利。
 薄边文件柜
  二、文件摆放分类搁置
  高效办公与良好的办公习惯也有着密切的关系。文件资料可以按照年份、活动类型、使用频率来分类摆放,不经常用的资料可以放在里层,经常用的文件放在外面,分类明确方便取用。
  三、专人管理,报备使用
  还有一个也是最直接的方法就是文件柜专人管理,需要存取资料的时候在负责人处进行登记,由专人帮您进行存取。这样文件资料整理起来会方便很多,毕竟专人管理将会更有条理。并且铁皮文件柜应严禁放置私人物品,禁止私自往文件柜里存放资料。所有存档文件资料都要做好登记存电子档并编号,方便查找。
  现在,大部分文件柜都是钢制柜,层板都是可调节的,并不是固定层板,办公者在使用的时候并不用说非得按照厂家出品那样平均等分层板空间,而可以根据自己的实际需要来进行实际调节。这样可以吧不同的类别文件摆放整齐,使用起来也会更方便。
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